Ternat kent een bloeiend vrijetijdsleven. Het aantal evenementen in de gemeente is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. Dit zorgt ervoor dat er nood is aan een goed proces voor het indienen en beheren van de evenementaanvragen. Met het evenementenloket via de website Eaglebe zorgt Ternat dat aanvragen efficiënter en transparanter verlopen.

Het lokaal bestuur bakende de criteria voor het aanvragen via het evenementenloket duidelijk af. Wordt aan minstens één van de volgende criteria voldaan, dan moet de aanvraag ingediend worden in het evenementenloket: het gaat door op openbare ruimte, het gaat door op het privéterrein dat publiek toegankelijk is voor minstens 100 personen of het is een privé evenement die niet publiek toegankelijk zijn voor minstens 100 personen.  Ook als bepaalde vergunningen vereist zijn voor een evenement zoals inname openbaar domein, geluidsvergunning en verkeersverandering of men wenst gemeentelijk materiaal te ontlenen, dan moet de aanvraag gebeuren via het evenementenloket.

“Iedereen die feestelijkheden en evenementen voor publiek in Ternat organiseert moeten een aanvraag indienen in het evenementenloket. Als de feestelijkheden doorgaan op en/of in private eigendommen, moet je soms een aanvraag doen. Dien je aanvraag tijdig in, want evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.” Aldus Steve Convents, schepen voor cultuur en vrijwilligersbeleid.

Termijn voor het indienen van een aanvraag

Om een aanvraag administratief te kunnen afwerken wordt de termijn voor het aanvragen van een evenement op (minstens) 6 weken gezet. Voor festivals (bv Rock Ternat, Midzomer Wambeek…), volksfeesten (bv Werm Loemek, jaarmarkt Ternat…) en wielerwedstrijden zijn er uitzonderingen. De aanvraagtermijnen hiervan zijn 16 weken op voorhand.

“Als organisator heb je er alle baat bij je evenement zo snel mogelijk aan te melden. We controleren of er tegelijkertijd andere activiteiten of wegenwerken in de buurt zijn en we geven de nodige vergunningen zoals geluidsafwijking, mobiliteitshinder, inname openbaar domein, plaatsen container of parkeerverbod.” aldus Gunter Desmet  – schepen voor mobiliteit.

Administratieve vereenvoudiging

“We willen de aanvraag van een evenement voor de Ternattenaars vereenvoudigen. Alle aanvragen, van stoel en tafel tot parkeerverbod, zitten nu samen in 1 handige en bruikbare tool. Je hoeft geen tientallen formulieren meer in te dienen die bezorgd moeten worden aan diverse diensten, waar je dan op verschillende tijdstippen, los van elkaar, een antwoord van krijgt. Ook voor onze diensten zorgt deze tool ervoor dat alle informatie van je evenement gebundeld samen zit.” Aldus Sven De Paepe, schepen voor informatisering, jeugd en sport.